Validación de pagos
Qué pasa cuando el cliente manda el comprobante: lectura automática, comparación con el total, validación con Binance y la cola de revisión.
Revisado el 28 de octubre de 2026
La idea en una frase
Cuando un cliente dice que pagó, AtiendeFácil intenta confirmarlo solo: lee el comprobante, lo compara con lo que se debe y, si tienes el banco (o Binance) conectado, lo cruza con el ingreso real. Lo que puede confirmar con seguridad lo aprueba; lo que no, te lo deja en una cola de revisión y te avisa. Nunca se aprueba nada «a ojo».
Tres formas de avisar un pago
- Foto del comprobante
- El capture del pago móvil, de la transferencia, de Binance Pay o de otra app (Zelle, PayPal, Zinli…). La IA lo lee y saca si de verdad es un comprobante, el monto, la moneda que se ve (USD, EUR o Bs.), la referencia, el tipo de pago y el nombre de la app. Si la moneda no se ve, se toma la del método: la captura de un Zelle queda en dólares y la de un pago móvil en bolívares (ver La moneda de cada método). Esta lectura consume saldo aunque la foto no resulte ser un comprobante; en el historial de saldo aparece como Lectura de comprobante.
- Referencia por texto
- El número completo o solo los últimos 4 dígitos. También entiende «ref 1234» o «0139 20,08$» (referencia y monto juntos). Los teléfonos, las cédulas (V-, J-…) y las direcciones («apto 1502») nunca se toman como referencia. Si no tienes la validación con el banco, el pago queda en revisión en el pedido para que lo apruebes o lo rechaces tú. Si dice el método («pagué 16 por Zelle»), el pago queda con ese método y en su moneda; un monto sin moneda y sin método se toma en bolívares. El asistente nunca pregunta la moneda. Para Binance vale el ID de la orden de Binance Pay o el TxID (hash) de un depósito (ver Pagos por Binance).
- Referencia por nota de voz
- Se transcribe y se trata exactamente igual que si la hubiera escrito.
Los pagos que el cliente reporta desde tu página web (foto o referencia) entran por este mismo camino: se validan, se aprueban y se avisan igual.
Casos especiales
- Si el cliente manda primero la referencia y después solo el monto («6000 bs»), se actualiza el mismo pago: «¡Perfecto! 🙌 Ya actualicé el monto reportado y sigo validando tu pago».
- La misma referencia repetida actualiza el mismo pago; una referencia distinta crea un pago nuevo (útil para quien paga en dos partes).
- Si no tiene ningún pedido esperando pago (por ejemplo, lo acordó contigo a mano, o su pedido quedó a medias o se canceló): «¡Gracias! 🙏 Recibí tu pago. Se lo paso al equipo para que lo revise y te confirme». El chat queda 🙋 Requiere agente con el motivo «pago sin pedido», te llega el aviso con el monto y la referencia, y el bot no contesta ahí hasta que lo reactives. Lo mismo si dice que ya pagó sin mandar comprobante.
- Si alguien de tu equipo dio el pago por bueno en el chat («listo», «recibido», «ya va saliendo») sin marcarlo, el bot no se lo vuelve a pedir al cliente, y el pago entra en la lista de pagos por validar como «Cobrado por el equipo en el chat», sin monto, con su alarma. Al aprobarlo pones cuánto entró. Solo si el pedido no tenía ya un pago reportado.
- Si el cliente tiene pedidos a crédito y ninguno esperando pago, el pago se abona a su deuda más antigua.
Estados de un pago
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Por revisar | Llegó el aviso del cliente pero todavía no está confirmado: espera al banco o espera tu decisión. En el filtro de la web aparecen dos opciones, «Pendiente» y «Por revisar», que en la fila se ven con la misma etiqueta. |
| Aprobado | El dinero se da por recibido. Cuenta para el total del pedido. |
| Rechazado | No se acepta ni cuenta. Si era el único pago de un pedido, el pedido se cancela; si tiene otros, sigue esperando el resto (ver «Rechazar un pago»). |
Cada pago aprobado o rechazado dice quién lo resolvió: el nombre de la persona del equipo, El cruce con el banco (lo confirmó el aviso del banco) o Cruce con Binance (se encontró la orden en tu cuenta de Binance), con la hora. En pagos anteriores al 9 de octubre de 2026 puede aparecer La IA: entonces, sin banco conectado, el comprobante se aprobaba solo si no pasaba de lo que se debía.
Cómo se decide automáticamente
Se compara el monto con lo que debe el cliente
El monto leído se compara con lo que falta por pagar del pedido y con lo que deben sus otros pedidos. Los montos en otra moneda se pasan a bolívares con la tasa del pedido.
Solo pago móvil y transferencia esperan al banco
El aviso del banco solo puede confirmar un pago móvil o una transferencia en bolívares. Un pago por Zelle, PayPal, Zinli u otro método personalizado nunca lo espera: queda Por revisar, al cliente se le dice que el equipo lo está verificando y a ti te llega «Verifica en tu Zelle que el dinero llegó» (con el nombre de su método). En la pantalla Pagos sale con el nombre del método, por ejemplo Zelle.
Si no hay banco que consultar: lo apruebas tú
Sin la conexión con el banco ningún pago se aprueba solo: una foto no prueba que el dinero llegó. (Los pagos por Binance tienen su propio cruce, con tu cuenta de Binance: ver Pagos por Binance, más abajo.) El pago queda Por revisar, el cliente recibe «¡Recibí tu comprobante! 🙏 El equipo lo está verificando y te confirmo en un momentito» y a ti te llega «💳 Pago por validar» con el total, el monto del comprobante y la referencia. Revisas tu banco y lo apruebas o lo rechazas. Si era un abono (menos de lo que falta), al aprobarlo el cliente recibe lo que queda por pagar.
Si no se pudo leer el monto o pasa de todo lo que debe
También queda Por revisar, pero el cliente recibe: «Recibí tu comprobante, pero no pude cuadrar el monto con lo que debes. Un agente lo revisará en breve. 🙏», y tu aviso dice «💳 Pago en revisión» con el motivo.
Si el banco está conectado: el aviso del banco lo cruza
Cuando llega el ingreso del banco con la misma referencia y un monto que cuadra (lo que el cliente dijo que pagó, lo que falta o el total), el pago se aprueba solo, aunque estuviera en revisión. Hacen falta las dos cosas: un monto que coincide sin la referencia, o una referencia con otro monto, no aprueba nada y el pago se queda en Por revisar para que lo mires tú. Con los últimos 4 dígitos pasa igual: valen para encontrar el ingreso, pero el monto del banco tiene que ser el total del pedido o lo que falta (no cuenta lo que el cliente dice haber pagado). El orden no importa: puede llegar antes el comprobante o antes el banco. Si validas con el banco, el cliente recibe mientras tanto «Estoy validando tu pago con el banco; te confirmo apenas se refleje (una transferencia desde otro banco puede tardar hasta el siguiente día hábil)».
El pago reportado espera su ingreso hasta el final del siguiente día hábil (de lunes a viernes, sin feriados nacionales ni bancarios), y nunca menos de 12 horas. Una transferencia desde otro banco hecha el viernes a las 9:00 PM y acreditada el lunes a las 10:00 AM se confirma sola; una hecha la víspera de Navidad, el primer día hábil después. Pasado ese plazo, el pago sigue en Por revisar y lo apruebas tú.
Además, el ingreso tiene que ser posterior al pedido (se admiten 15 minutos antes, para quien paga mientras el asistente termina de armarlo). Un ingreso de antes —una venta de mostrador, el pago de otro cliente— no confirma un pedido nuevo aunque nadie lo haya usado y el cliente diga su referencia.
La excepción: un comprobante con señales raras (ver la sección siguiente) no lo aprueba ni el banco ni Binance; lo apruebas tú.
Cada ingreso paga una sola vez
- Un aviso del banco que ya confirmó un pago no confirma otro, aunque dos clientes digan la misma referencia a la vez.
- Si apruebas a mano un pago con referencia (en Pagos, al confirmar el pedido, con Registrar cobro o el repartidor en la puerta), el aviso del banco con esa referencia queda gastado, haya llegado antes o llegue después. Así ese mismo dinero no confirma otro pedido. Hace falta la referencia de 6 dígitos o más.
Señales raras en el comprobante
Al leer la foto del comprobante, el asistente también lee la fecha y la hora del pago, a quién se pagó (teléfono, cuenta, cédula o RIF, correo y banco de destino) y el banco de origen si se ve. Con eso busca tres trucos que se repiten:
| Señal | Cuándo sale | Cómo la ves |
|---|---|---|
| Captura vieja | La fecha es de antes del pedido (se admiten 30 minutos de margen; sin hora, se compara el día) o tiene más de 48 horas. Se lee en hora de Venezuela. | «⚠️ El comprobante es del 12/10, antes del pedido» o «…de hace más de 48 horas» |
| Pagado a otra cuenta | El teléfono, la cuenta (por sus últimos 4 dígitos), la cédula o RIF o el correo de destino no coinciden con ningún dato de tus métodos de cobro, encendidos o no. Si la captura no lo enseña, o no tienes ese dato en tus métodos, no sale. | «⚠️ Pagado a 0414-•••0000, que no es tu cuenta» |
| Referencia ya usada | La misma referencia ya está en un pago aprobado o en un aviso del banco ya usado, de los últimos 120 días. | «⚠️ La referencia 00123456 ya se usó en el pedido #A1B2C3» |
Con cualquier señal, el pago queda Por revisar y no lo aprueba solo ni el aviso del banco ni el cruce con Binance: lo decides tú. La señal sale en el aviso «💳 Pago en revisión» que te llega por WhatsApp, en la fila del pago en Pagos, en los pagos del pedido y en el diálogo Confirmar pago recibido, igual en el panel y en la app.
Pagos por Binance
Si cobras por Binance, puedes darle a AtiendeFácil una clave de API de solo lectura de tu cuenta. Con ella, cuando el cliente manda la captura de un Binance Pay, el TxID (hash) de un depósito o escribe el ID de la orden, el sistema busca esa operación en tu historial de Binance Pay y de depósitos. Funciona aparte de la conexión con el banco: puedes tener las dos.
Panel web
App
Las dos pantallas hacen lo mismo: pegar las claves, encender la validación, probar la conexión y quitarla. En el panel, con la validación encendida, la pestaña dice «Binance · activo».
Primero, el método Binance
La validación comprueba los pagos, pero el cliente necesita saber a dónde pagar: eso es el método fijo Binance de Ajustes → Pagos → Métodos de cobro, con tu Pay ID o tu Correo de Binance (ver Métodos de pago). Con la validación encendida y ese método apagado o sin Pay ID ni correo, el bloque avisa: «Activa el método Binance en Métodos de cobro y pon tu Pay ID para que tus clientes sepan a dónde pagar.», con el botón Ir a Métodos de cobro.
Cuando el asistente le manda los datos de Binance, le pide al cliente que después envíe la captura del pago, donde se vea el ID de la orden. Con la validación encendida, en el método aparece la insignia Validación automática (también en la página web de tu negocio, al pagar un pedido).
Crear la clave en Binance
- Entra a binance.com desde una computadora y abre Perfil → Gestión de API.
- Pulsa «Crear API», elige «Generada por el sistema» y ponle un nombre, por ejemplo AtiendeFácil.
- Deja marcado SOLO «Habilitar lectura». No actives retiros, trading ni transferencias: el sistema solo necesita mirar tu historial.
- Copia la API Key y la Secret Key, pégalas aquí, guarda y pulsa «Probar conexión».
Los pasos están en el desplegable Cómo crear la clave en Binance, abierto mientras no haya claves. Después enciende Validar pagos con Binance, arriba de la pestaña: solo se puede encender con las dos claves guardadas. Probar conexión consulta Binance de verdad y deja escrito el resultado y la fecha de la última prueba.
Cuándo se aprueba solo
Se aprueba solo, y el pedido se confirma, cuando se cumplen todas estas condiciones:
- La operación está en tu Binance y es un ingreso (dinero que entró, no que salió).
- Es de las últimas 48 horas y posterior al pedido (con 15 minutos de margen). Una orden más vieja, o de antes de hacer el pedido, no cuenta.
- Es en una moneda estable en dólares: USDT, USDC, FDUSD, TUSD, USDP, DAI. Se cuentan 1 a 1 como dólares.
- El monto cuadra con lo que debe el cliente.
- Esa orden de Binance nunca se usó antes para otro pago. Cada orden vale una sola vez.
Si algo falla (no aparece, el monto es otro, ya se usó o es otra moneda, como BTC o BNB), el pago queda Por revisar y lo apruebas o lo rechazas tú, como cualquier otro. El pago se guarda con el método Binance y en Pagos puedes filtrarlos por ese método.
Lo que todavía no cubre
- Vale para pedidos, incluidos los abonos a pedidos a crédito.
- Los anticipos de citas y los viajes pagados por adelantado todavía no se validan con Binance: quedan en revisión para ti.
Sin permiso para cambiar Ajustes (por ejemplo, un agente), la sección se ve pero no se puede cambiar.
Pagos parciales, completos y de más
- Los pagos aprobados de un pedido se suman. Si no cubren el total, el pedido sigue en Esperando pago y el cliente recibe: «¡Recibimos tu pago! ✅ Para completar el pago de tu pedido falta $X (Bs. Y). Haz el pago del resto y envíame el comprobante o la referencia para confirmarlo. 🙏».
- Cuando la suma cubre el total, el pedido pasa a Confirmado, sale la comanda si tienes impresión automática y el cliente recibe «¡Pago confirmado! ✅».
- Si pagó de más y no tiene otros pedidos que deban, el pedido muestra un Vuelto pendiente que también sale en la comanda y el ticket.
- Aprobar un pago de un pedido que ya avanzó (preparando, en camino…) no lo devuelve a Esperando pago.
Pagos múltiples
Un pedido puede pagarse en varias partes, un pago puede cubrir varios pedidos del mismo cliente y un cobro puede mezclar métodos. Cada parte se guarda como un pago propio, así que en Pagos y en el pedido se ve de dónde salió cada monto.
Abonos: varios pagos para un pedido
- El cliente puede mandar un comprobante por una parte y otro por el resto. Cada abono se aprueba cuando lo confirma el banco o cuando lo apruebas tú, y el bot le dice cuánto falta.
- Confirmar el pedido con Aprobar pago aprueba todos sus comprobantes pendientes, no solo el último.
- Rechazar uno de ellos no cancela el pedido si tiene otros pagos (ver Rechazar un pago).
Un pago para varios pedidos
Si un pago aprobado es más de lo que necesita el pedido y el mismo cliente tiene otros pedidos que deben (esperando pago, o a crédito con saldo), lo que sobra se aplica a esos pedidos solo, del más viejo al más nuevo. Si aún sobra después de cubrirlos todos, queda como vuelto en el pedido original. Pasa igual si lo aprobó la IA, el cruce con el banco o tú a mano en Pagos.
El cliente recibe un solo mensaje con cada pedido, por ejemplo «¡Recibimos tu pago! ✅ Lo apliqué a tus pedidos: • #A1B2: pagado ✅ • #C3D4: faltan $3,00». Los pagos que nacen así aparecen en Pagos con la insignia Pago repartido.
Registrar un cobro: varios métodos y varios pedidos
Panel web
App
- Un cobro admite hasta 6 líneas, cada una con su monto, moneda y método: por ejemplo $10 en efectivo más Bs 500 por pago móvil. Cada línea se guarda como un pago aparte, agrupado con los demás.
- En Cobrar también otros pedidos de este cliente marcas otros pedidos suyos que deben. El dinero se reparte del más viejo al más nuevo y lo que sobre queda como vuelto en el último. Solo salen pedidos del mismo cliente.
- El repartidor también puede cobrar con varios métodos en la puerta, desde la app.
Citas y viajes
- El anticipo de una cita puede llegar en varios pagos: la cita se confirma cuando los pagos aprobados cubren el anticipo. Antes de eso, el cliente recibe «¡Recibimos tu abono! ✅ Para confirmar tu cita faltan X…».
- Un viaje se sigue pagando con un solo pago por la tarifa exacta.
El aviso que te llega
Cada pago que queda por validar o en revisión te llega por WhatsApp a tu número de avisos, aunque tengas apagado el aviso de pedidos nuevos: es uno de los dos avisos que llegan siempre. El encabezado dice «💳 Pago por validar», «💳 Pago en revisión» o «💳 Pago por validar (referencia por texto)», con el total esperado, el monto y la referencia del comprobante y el enlace al chat. Si el comprobante tiene señales raras, van debajo, una por línea, empezando por ⚠️.
Además suena en el panel y en la app (Pagos por revisar, si tu usuario puede ver Pagos). En el canal de Meta, el aviso por WhatsApp sale con la plantilla de Meta en cuanto Meta la aprueba en tu número; mientras tanto, lo pendiente se ve en el panel y en las notificaciones del teléfono. Ver Notificaciones.
La pantalla Pagos
Panel web
App
En el panel web
- Buscador Buscar por referencia…, filtro de estado (Todos, Pendiente, Por revisar, Aprobado, Rechazado) y de método (Pago móvil, Transferencia, Binance, Otro método, Efectivo). «Otro método» reúne Zelle, PayPal, Zinli y demás: en cada fila sale el nombre del método con que pagó el cliente.
- Cada fila muestra el estado, el método, «Ref: …» o «Sin referencia», el monto, «Bs X a la tasa del día», cuándo se recibió y quién lo resolvió. Si es de un viaje, lo indica. Las señales raras del comprobante salen debajo, en ámbar.
- La lista se actualiza en vivo, sin recargar.
Aprobar o rechazar varios de una vez
En la web y en la app puedes marcar varios pagos pendientes o por revisar y aprobarlos o rechazarlos juntos (hasta 100). Cada uno hace lo mismo que si lo resolvieras solo: mueve su pedido, avisa a su cliente y queda en el historial. Se saltan, y se te dice por qué, los que no traen monto («apruébalo uno a uno para escribirlo») y los que ya estaban resueltos. Un pago ya aprobado o rechazado no se puede volver a resolver: sale «ya estaba resuelto».
En la web cada fila lleva su casilla, arriba está Seleccionar los N por revisar de esta página y los botones dicen Aprobar N pagos o Rechazar N pagos.
En la app
- Filtros arriba: Por revisar (el que abre), Aprobados, Rechazados y Todos.
- Cada tarjeta muestra monto, equivalente en Bs., método, referencia, las señales raras del comprobante si las hay, quién lo resolvió y el botón Ver el pedido.
- Sin nada pendiente: «Nada por revisar — Cuando un cliente mande un comprobante, aparece aquí y el teléfono te avisa».
Aprobar un pago a mano
En pedidos y citas, Aprobar abre el diálogo Confirmar pago recibido: «Indica cuánto recibiste, en qué moneda y cuándo llegó el dinero (según el banco o tu caja, no el comprobante del cliente)».
- Monto recibido
- Lo que de verdad entró. Si falta (típico de las referencias por texto), no deja aprobar hasta indicarlo.
- Moneda
- Bolívares (Bs), Dólares (USD) o Euros (EUR).
- Cuándo llegó el dinero
- La fecha y hora del ingreso. Importa si pagó en otra moneda que la del pedido: la diferencia se calcula con la tasa BCV de ese día, no con la de hoy. En la misma moneda del pedido vale con la tasa del pedido.
En un viaje, Aprobar aprueba directamente y el viaje se despacha. Para cobros que no pasaron por el chat (efectivo, punto), usa Registrar cobro o Registrar pago manual en el pedido: esos pagos nacen ya aprobados (ver Pedidos).
Rechazar un pago
- Si el pedido tiene otros pagos (aprobados o pendientes), no se cancela: vuelve a esperar el resto y el cliente recibe «Uno de tus pagos no pudo ser aprobado. ❌ Para completar tu pedido faltan X…». Si con los demás ya está cubierto, se le dice así.
- Un pedido a crédito nunca se cancela por un pago rechazado.
- Si el pago solo está incompleto, no lo rechaces: apruébalo con el monto real y el pedido quedará esperando el resto.
- Rechazar el anticipo de una cita la devuelve a Solicitada, sin cancelarla.
Canal de Meta: la ventana de 24 horas
Si el cliente lleva más de 24 horas sin escribir, el aviso de pago confirmado o rechazado sale dentro de la plantilla del resultado del pago («Sobre tu pago en (tu negocio): …») o, si Meta todavía no la aprobó, de la genérica («Tienes una novedad de (tu negocio): …») (ver Plantillas de Meta). Si Meta aún no aprobó las plantillas de tu número, no se le puede entregar. El pago sí queda registrado; el mensaje se marca como no enviado en el chat y la app muestra «El cliente no recibió el aviso». Ver La ventana de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Validar un pago gasta saldo?
Cada pago que se aprueba solo, por el cruce con tu banco o con Binance, descuenta 5.000 tokens. Los que apruebas o rechazas tú a mano no gastan. Ver Saldo y facturación.
¿Por qué se aprobó un pago que yo no vi?
Porque el banco confirmó el ingreso (El cruce con el banco), porque se encontró la orden en tu Binance (Cruce con Binance) o, en pagos anteriores al 9 de octubre de 2026, porque el comprobante no pasaba de lo que se debía (La IA). La fila dice cuál fue.
¿Y si alguien manda un comprobante falso con el monto exacto?
No se aprueba solo. Un comprobante nunca confirma un pago por sí mismo: sin banco conectado espera tu revisión, y con banco hace falta que el ingreso real traiga la misma referencia y un monto que cuadre, y haber llegado después del pedido. Que el monto coincida con otro ingreso del día no basta. Con Binance pasa igual: la orden tiene que estar en tu cuenta, ser de las últimas 48 horas y posterior al pedido, cuadrar en monto y no haberse usado antes.
¿Y una captura vieja, pagada a otro o reutilizada?
El asistente lee la fecha, a quién se pagó y la referencia, y si algo no cuadra el pago queda en revisión con la señal a la vista («⚠️ El comprobante es del 12/10, antes del pedido»). Ver Señales raras en el comprobante, más arriba.
El cliente pagó en dólares y el pedido está en bolívares, ¿cómo se calcula?
Se convierte con la tasa del día en que llegó el dinero. Por eso al aprobar a mano se pide la fecha.
El cliente pagó $20 exactos de un pedido de $20 y la tasa cambió, ¿queda debiendo?
No. Un pago en la misma moneda del pedido vale con la tasa del pedido (la que tenía cuando se hizo), así que $20 saldan un pedido de $20 aunque la tasa del día en que llegó el dinero sea otra. La tasa del día solo se usa cuando el pago va en otra moneda que el pedido (dólares en un pedido en euros, por ejemplo).
¿Y un pedido a crédito (fiado) en dólares?
Ese se paga a la tasa del día del pago: cada abono en bolívares se pasa a dólares con la tasa del día en que entró el dinero, y lo que falta se te muestra «al cambio de hoy». Si no hay tasa de ese día, el abono no se aprueba solo: queda en revisión. Ver Pedidos a crédito.
¿Puedo ver los pagos de un solo pedido?
Sí: la tarjeta del pedido lista todos sus pagos y su historial.
El cliente pagó menos de lo que debía, ¿por qué se aprobó?
Porque cuenta como abono: se aprueba lo que llegó, el pedido sigue esperando el resto y al cliente se le pide lo que falta. Solo va a revisión si no se pudo leer el monto o si pasa de todo lo que debe.