Pedidos

Cómo nace un pedido

Casi todos los pedidos los arma la IA conversando con el cliente por WhatsApp: el cliente escribe como escribiría a una persona («quiero dos margaritas y un refresco») y el asistente va anotando. El que llega por teléfono o en el mostrador lo cargas tú (ver cargar un pedido a mano). Y si publicaste tu página web, el cliente también puede pedir desde ella con un carrito y pagar ahí mismo; ese pedido llega con la nota «Pedido desde la web.» y su pago se valida igual que uno del chat.

1. El cliente pide

   La IA anota productos del catálogo, cambia cantidades, quita cosas y apunta personalizaciones («sin cebolla»). Si el negocio ofrece delivery y retiro, pregunta cuál prefiere; si solo ofrece uno, no pregunta. Respeta las reglas de venta de cada producto: su horario, si es solo para delivery o solo para retirar, su mínimo y máximo, su cupo del día y sus opciones para elegir (pregunta las obligatorias, como el contorno, antes de anotarlo; ver Categorías y reglas de venta).

2. Se calcula el total

   Con delivery, pide la ubicación para calcular el envío (ver Delivery y repartidores) y, si sus productos llevan envase o recargo, suma las líneas «Envases» o «Recargo por delivery» (una caja por unidad). El total, en moneda base y en bolívares, y los métodos de pago los añade el sistema, no la IA: así nunca se equivoca una cuenta.

3. El cliente paga

   Manda el comprobante o la referencia. Si el pago se valida, el pedido pasa a Confirmado; si no, queda en Revisar pago para ti.

4. Tú lo despachas

   Lo mueves por sus estados desde el panel o la app. Cada cambio le llega al cliente por WhatsApp.

Cargar un pedido a mano

Para el cliente que llama por teléfono o pide en el mostrador. El pedido queda igual que uno de WhatsApp: aparta las existencias, sale en el tablero y espera el pago.

En la app va por pasos, uno por pantalla: Cliente, Productos, Entrega (con la nota) y Cobro (con el total). Cada paso se revisa al pulsar Siguiente.

1. Pulsa «Nuevo pedido»

2. Rellena los datos

   Cliente

   Buscar cliente: por nombre, teléfono o cédula entre los que ya tienes. Cliente nuevo: WhatsApp (obligatorio), nombre, cédula/RIF y dirección (opcionales). Si ese teléfono ya es cliente, se usa el que está y se le completan los datos. La dirección del cliente se propone como dirección de entrega.

   Productos

   Busca en el catálogo y toca para agregar. Solo salen los que tienen precio. Cada uno lleva su cantidad y una indicación opcional («Sin cebolla»).

   Entrega

   Retiro en tienda o Delivery; solo aparece si el negocio ofrece las dos.

   Dirección de entrega

   Solo en delivery. Escribe la dirección (o pega el enlace de Google Maps que te mandó el cliente) y pulsa «Cotizar envío» («Cotizar con Entrega2» si cotizas con Entrega2): el sistema la busca en el mapa y pone el pin. También puedes tocar el mapa o arrastrar el pin hasta la puerta exacta; cada cambio vuelve a cotizar. Ese pin es el que recibe el conductor de Entrega2: sin él, Entrega2 no puede tomar el pedido.

   Costo del envío

   Solo en delivery. Al cotizar se rellena con el precio de Entrega2 (si cotizas con Entrega2) o con tu tarifa de Ajustes → Delivery, igual que en el chat; si Entrega2 no responde, con tu tarifa. Lo puedes cambiar a mano; vacío = 0. Si la dirección cae fuera de tu zona, te lo dice y no rellena nada. Con tarifa manual lo escribes tú.

   Nota (opcional)

   Lo que necesites recordar.

   Cobro

   Por cobrar (lo de siempre), A crédito (queda debiéndolo y no se le pide el pago) o Ya pagó: se registra el cobro de una vez por el total, con el método (efectivo, pago móvil o transferencia) y la referencia.

   Avisarle por WhatsApp

   Solo con «Por cobrar»: encendido, al cliente le llega el pedido con el total y cómo pagar.

3. Pulsa «Crear pedido»

   Por cobrar, nace en Esperando pago (si paga luego, regístralo con Registrar pago manual). A crédito, nace confirmado y debiéndolo. Con «Ya pagó», el cobro entra aprobado a tu nombre y el pedido se confirma.

Los estados de un pedido

La lista de pedidos en el panel web

La página Pedidos («Gestiona el ciclo de cada pedido recibido por WhatsApp») se actualiza en vivo: un pedido nuevo aparece sin recargar. Los que siguen abiertos (sin entregar ni cancelar) van siempre primero y por orden de llegada: arriba el que lleva más rato esperando. Debajo, los entregados y cancelados, del más reciente al más viejo. En la app, igual. Arriba tienes:

• Buscador Buscar por cliente, teléfono o cédula….
• Filtro de estado: Todos los estados, Por cobrar, A crédito, y uno por cada estado. Por cobrar muestra los que aún deben dinero, estén en el estado que estén; A crédito, los que se vendieron fiados aunque ya estén saldados.
• Filtro de modalidad: Todas, Delivery, Pickup.
• Fechas Desde y Hasta, por el día en que entró el pedido; los dos días cuentan enteros. Hoy vuelve al día de hoy y Todas las fechas quita el rango.

La página abre mostrando solo los pedidos de hoy, y a medianoche pasa sola al día siguiente. Un pedido de ayer que siga sin entregar o sin cobrar no sale hasta que amplíes las fechas: cuando la lista queda vacía, el botón Ver todas las fechas lo enseña todo. Si entras desde la ficha de un cliente, las fechas arrancan vacías para que veas su historial completo.

Si entras desde la ficha de un cliente verás «Solo los pedidos de…» con el botón Ver los de todos.

Botones de cada estado (web)

Cobrar y aprobar pagos a mano

Cuando un pago no se validó solo, o el cliente pagó en efectivo o fuera del chat, lo registras tú. El diálogo se llama Confirmar pago recibido, Registrar cobro o Registrar pago manual según el caso, y pide:

• Monto recibido y Moneda (Bolívares, Dólares o Euros). Sin comprobante, se propone lo que falta.
• Si no hay comprobante: Cómo pagó (Efectivo, Pago móvil, Transferencia, Punto de venta o Biopago) y, solo para pago móvil y transferencia, Referencia (opcional). Si el pedido tiene el cobro pactado para la entrega, arranca en ese método.
• Cuándo llegó el dinero: la diferencia se calcula con la tasa BCV de ese día, no con la de hoy. Al registrar un cobro sin comprobante solo se pregunta si alguna parte entró por pago móvil o transferencia; el efectivo se anota con la fecha y hora del momento.

Si lo cobrado cubre el total, el pedido se confirma y el cliente recibe el aviso. Si es un pago parcial, el pedido sigue en Esperando pago con lo que falta, salvo que tenga el cobro pactado para la entrega: entonces queda confirmado. Un pedido ya saldado responde «Este pedido ya está pagado por completo». Todo sobre pagos: Validación de pagos.

Un pedido con productos apartados no espera el pago para siempre. Si lleva algún producto con Existencias y pasa 6 horas en Esperando pago sin que nadie lo toque ni reporte un pago, se cancela solo, sus existencias vuelven al catálogo y al cliente le llega: «Tu pedido #… se canceló porque pasaron 6 horas sin recibir el pago. Si todavía lo quieres, escríbeme y lo armamos de nuevo». Así un pedido que nadie paga no deja un producto como agotado. No se cancelan los pedidos que no apartan nada (un menú sin existencias, que suele pagarse al recibirlo), los que ya tienen un pago reportado o en revisión, ni los fiados. Tampoco los pedidos en cuyo chat escribió alguien de tu equipo después de hacerse: si cobraste a mano, el pedido sigue en Esperando pago hasta que lo marques (al cliente no le llegan ni el recordatorio ni el aviso de cancelado). Si quieres guardarle el producto a alguien, pasa el pedido a Confirmado.

Antes de cancelarlo, se le recuerda. A las 3 horas sin pagar (o cuando elijas: a los 30 minutos, a la 1, 2, 3, 4 o 5 horas) al cliente le llega un solo mensaje: «Hola Ana, tu pedido #… por $12,50 sigue esperando el pago. Si no lo recibimos en 3 horas, se cancela solo. Si ya pagaste, mándame la referencia por aquí…». Sale de 8:00 AM a 9:00 PM, queda en el chat del cliente y descuenta 500 tokens; sin saldo no sale. Si el cliente cambia el pedido, el plazo vuelve a empezar y puede llegarle otro. Se apaga con Pedido sin pagar, en Ajustes → Notificaciones (en la app: Más → Ajustes → Notificaciones). Con la API oficial de Meta sale por su plantilla, cuando Meta la aprueba en tu número.

• Confirmar un pedido que tiene varios comprobantes pendientes los aprueba todos, no solo el último.
• Al registrar un cobro sin comprobante puedes poner hasta 6 líneas con métodos distintos (por ejemplo $10 en efectivo más Bs 500 por pago móvil). Cada línea queda como un pago aparte.
• En Cobrar también otros pedidos de este cliente marcas otros pedidos suyos que deben: el dinero se reparte del más viejo al más nuevo y lo que sobre queda como vuelto en el último.

Web y app tienen las mismas opciones. Más en Pagos múltiples.

Pedidos a crédito (fiado)

Si a un cliente le das cupo de crédito en su ficha (máximo de pedidos sin pagar y de monto adeudado), la IA le pregunta «¿de contado o a crédito?». Un pedido a crédito sigue su curso sin esperar el pago y queda marcado A crédito · debe X. Cuando el cliente abona, usas Registrar cobro; si paga por el chat sin tener pedidos pendientes, el pago se abona a su deuda más antigua. Pasado el cupo, el bot cobra normal. Si quieres, el sistema le recuerda solo lo que debe cada tantos días (ver Recordatorio de pago automático). Ver Clientes.

Pedidos en la app

Junto al buscador (Cliente o teléfono) está el botón de estado: abre una lista con Activos (el que sale por defecto), Por cobrar, A crédito, una opción por cada etapa con su contador entre paréntesis y Todos. Cada tarjeta lleva insignias como Envío, Crédito o «Falta por cobrar X».

Debajo del buscador está el botón de fechas. Abre en Hoy, igual que la web, y al tocarlo eliges Desde y Hasta (con hora, y con los atajos Hoy, Ayer, 7 días y Este mes) o Sin fechas para verlos todos. El contador de cada etapa cuenta solo los pedidos de esas fechas. Si llegas tocando «Por cobrar» en el inicio o desde la ficha de un cliente, la lista abre sin fechas.

Avisos de pedidos nuevos

Cuando entra un pedido puedes enterarte por tres vías: el panel (sonido y notificación), la app (push, suena aunque esté cerrada) y un WhatsApp a tu número de avisos (con Meta, cuando Meta aprueba las plantillas) con productos, total y cliente (interruptor Pedidos nuevos en Ajustes → WhatsApp). Ver Notificaciones.

Copiar y reenviar el pedido

Copiar detalle pone el pedido entero en el portapapeles, con las negritas de WhatsApp, para pegarlo al repartidor, a la cocina o a un grupo. Lleva:

• número de pedido, nombre del negocio, estado y fecha;
• cliente, su teléfono y su cédula o RIF si la dio;
• delivery (dirección, punto de referencia, enlace de ubicación y teléfono de entrega) o retiro en tienda, y la nota del pedido;
• los productos con cantidad, precio y la personalización debajo;
• subtotal, delivery, premio de la tarjeta de sellos, total (con su monto en bolívares), lo pagado con el método y la referencia, y lo que falta por cobrar o «Pagado completo».

Lo que el pedido no tiene (sin dirección, sin nota, sin pagos) no aparece. El botón está en todos los pedidos, en cualquier estado.

Para no copiarlo a mano cada vez, el pedido de delivery puede salir a un número o a un grupo de tus repartidores, en una versión sin montos ni pagos (los de retiro en tienda no salen): solo al confirmarse, solo al quedar listo, o cuando pulses Avisar al delivery (abajo). Ver Pedidos de delivery a los repartidores. Para que el equipo vea todos los pedidos, está la copia de los avisos en un grupo.

Con qué paga el cliente

En la tarjeta del pedido (panel) y en su detalle (app) hay dos selectores, iguales en los dos sitios:

• Paga con: el método con que paga. Si ese método tiene descuento o recargo, el total del pedido cambia y la línea sale en los totales («Descuento por pagar con Efectivo $»). Solo mientras el pedido espera el pago y no tiene ningún pago aprobado.
• Cobrar en la entrega (o Cobrar al retirar): el método en persona con que se cobra lo que falta, sea el pedido entero o el resto tras un abono. El pedido pasa a confirmado y enseña En la entrega · Cobrar: $X (método).

El asistente hace lo mismo cuando el cliente lo dice en el chat. Todo en Descuento o recargo por método y Pago contra entrega.

Preguntas frecuentes