Conectar WhatsApp

Los dos canales

AtiendeFácil atiende tu WhatsApp por uno de dos caminos, que llamamos canales. Lo deja fijado nuestro equipo al activar tu cuenta, según lo que hablemos contigo, y en Ajustes → WhatsApp verás la forma de vincular que te corresponde. Si tu cuenta usa QR y debajo aparece la tarjeta Pásate a la API oficial de Meta, puedes cambiarte tú mismo (ver Pasarte de QR a Meta).

Si más adelante cambiamos tu cuenta de un canal a otro, el canal anterior se cierra de forma ordenada sin borrar sus credenciales: si se vuelve atrás, no hay que vincular el número otra vez.

Antes de conectar: completa tu perfil

El bot no se puede activar con el negocio a medio configurar: respondería sin saber qué vendes, cuánto cuesta ni cómo se paga. Por eso, mientras falte algo, en Ajustes → WhatsApp aparece la tarjeta amarilla Completa tu perfil para activar el bot, con una barra de progreso y la lista de lo que falta. El botón Conectar WhatsApp queda desactivado hasta que esté todo.

En modo soporte la lista se queda en cuatro: nombre del negocio, tipo de negocio, horario de atención y, en el canal QR, el WhatsApp para avisos. Ahí el asistente no vende ni cobra, así que el RIF, la ubicación, la dirección, la tasa, el catálogo y los métodos de pago no se exigen.

En la app, la tarjeta Para empezar del Inicio te lleva por estos mismos pasos. Si intentas conectar sin tenerlos, la app muestra Falta completar tu perfil con un botón Ir a Ajustes. Todo el detalle de cada campo está en Todos los ajustes.

Conectar por código QR

1. Pulsa «Conectar WhatsApp»

   En la app elige Con QR y pulsa Generar el código QR. Verás Generando código QR… y a los pocos segundos aparece el código con el título Escanea para vincular.

2. Abre WhatsApp en el teléfono del negocio

   Sirve WhatsApp normal o WhatsApp Business.

3. Toca Ajustes → Dispositivos vinculados

   En Android está en el menú de los tres puntos; en iPhone, en la pestaña Ajustes.

4. Toca «Vincular un dispositivo» y escanea el código

   El código caduca cada pocos segundos y se renueva solo: si no alcanzas a escanearlo, espera al siguiente, no hace falta recargar.

5. Espera a «Conectado»

   Tras escanear verás Conectando tu WhatsApp… («Ya casi. No cierres esta ventana»). Cuando termina aparece la insignia Conectado y el texto «Tu número +58… está vinculado». Desde ese momento la IA ya atiende.

El estado llega en vivo al panel y a la app, sin recargar. Si algo falla verás «No se pudo conectar. Intenta de nuevo.»: vuelve a pulsar el botón.

Conectar con la API oficial de Meta

Si tu cuenta no tiene el botón y ves «Tu número de Meta lo conecta el equipo de AtiendeFácil», la conexión la hacemos nosotros contigo: escríbenos desde soporte.

1. Elige cómo vas a usar el número

   En el panel hay dos opciones; en la app se eligen en la página que se abre:

   • Lo sigo usando en mi teléfono: conectas el número que ya usas y sigues escribiendo desde la app del teléfono mientras el bot atiende.
   • Número nuevo o sin la app: el número queda solo para la API y deja de funcionar en la app de WhatsApp del teléfono.

2. Pulsa «Continuar con Meta»

   Se abre la ventana de Meta; si el navegador bloquea ventanas emergentes, permítelas para este sitio.

3. Entra con tu cuenta de Facebook y sigue los pasos de Meta

   Elige o crea la cuenta comercial y la cuenta de WhatsApp Business. Con un número nuevo, Meta pide verificarlo con un código por SMS o llamada; si sigues usando la app, Meta te pide confirmar desde WhatsApp Business en el teléfono.

4. Espera a «Conectado por la API oficial de Meta»

   Al terminar, AtiendeFácil activa el número y el bot empieza a atender. Si elegiste seguir usando la app del teléfono, aparece además También en tu teléfono.

Igual que con QR, el perfil del negocio tiene que estar completo antes de conectar (ver Antes de conectar).

La ventana de 24 horas (solo Meta)

Con la API oficial, WhatsApp solo deja escribir libremente a un cliente durante las 24 horas siguientes a su último mensaje. Pasado ese tiempo, solo se le puede escribir con una plantilla aprobada por Meta, y AtiendeFácil las usa únicamente para los avisos y recordatorios automáticos (ver Plantillas de Meta). Lo que escribes tú a mano y las respuestas del bot no salen fuera de la ventana: hay que esperar a que el cliente vuelva a escribir, y en ese momento la ventana se abre de nuevo sola.

Si intentas responder desde Chats a alguien que lleva más de 24 horas en silencio, aparece el diálogo Pasaron más de 24 horas con el número del cliente en grande y tres botones: Copiar número, Abrir WhatsApp (para escribirle desde otro número) y Cerrar. Un mensaje que no salió por este motivo se marca en rojo con la explicación.

Plantillas de Meta

Una plantilla es un mensaje de texto fijo que Meta revisa antes de dejarlo salir, y es la única forma de escribirle a alguien fuera de la ventana de 24 horas. AtiendeFácil crea las suyas solas en tu cuenta de WhatsApp Business cuando conectas el número con Meta, y cuando sacamos una nueva te la añade sola (lo repasa cada pocas horas): no tienes que hacer nada. Meta las revisa, y suele tardar un rato: mientras tanto, Notificaciones explica que siguen pendientes y no muestra los interruptores.

Cuando Meta las aprueba, salen por tu número de Meta:

• Recordatorios de cita, 24 h y 1 h antes, con el nombre del negocio, el servicio y la fecha y hora. Se encienden con el mismo interruptor de siempre en Notificaciones.
• Recordatorios de pago al cliente que debe a crédito, cada tantos días: «Hola, en (tu negocio) tienes (monto) pendiente (pedidos a crédito). Cuando puedas abonar, responde a este mensaje con la referencia del pago…».
• Recordatorio del pedido sin pagar, a la hora que elijas, antes de que se cancele: «Tu pedido #(número) en (tu negocio) por (monto) sigue esperando el pago. Si no lo recibimos en (tiempo), se cancela solo…».
• Resumen del día a tu número de avisos: «Resumen del día en (tu negocio): (ventas y pendientes en una línea) Ábrelo en el panel o en la app para ver el detalle.».
• Tasa por debajo del BCV a tu número de avisos, si usas tasa manual y queda por debajo: «Aviso de AtiendeFácil para (tu negocio): tu tasa de cambio (Bs. tasa por dólar o euro) está por debajo de la del BCV de hoy (Bs. tasa). Cámbiala en el panel o en la app para no vender por debajo de lo que vale.».
• Avisos al dueño a tu número de avisos: nuevo pedido, pago por validar, chat que necesita apoyo, citas, viajes, saldo de IA, cobranza… Fuera de las 24 horas llegan dentro de una plantilla que empieza «Aviso de AtiendeFácil para (tu negocio):», con el texto de siempre en una sola línea (los saltos de línea se cambian por « · ») y que termina «Ábrelo en el panel o en la app para atenderlo.».
• Pedidos de delivery a los repartidores, si lo encendiste en Notificaciones (automático o con Avisar al delivery): fuera de las 24 horas llega como «Pedido confirmado en (tu negocio): (el pedido en una línea) Prepáralo o despáchalo con estos datos.». Solo a un número, nunca a un grupo.
• Estado del pedido al cliente (en preparación, en camino, entregado, cancelado, cancelado por falta de pago…): «Novedad de tu pedido en (tu negocio): (el mensaje de siempre) Si tienes dudas, responde a este mensaje.».
• Resultado del pago al cliente (aprobado, rechazado, abono recibido, registrado a mano o confirmado solo con el banco), también el de la seña de una cita: «Sobre tu pago en (tu negocio): (el mensaje de siempre) Si tienes dudas, responde a este mensaje.».
• Novedades de la cita al cliente cuando la agendas, la confirmas, le cambias la hora o la cancelas desde el panel o la app, o cuando la agenda él desde tu web: «Novedad de tu cita en (tu negocio): (el mensaje de siempre) Si necesitas cambiar algo, responde a este mensaje.».
• Avisos del viaje al pasajero (conductor confirmado, llegando, viaje cobrado…): «Novedad de tu viaje con (tu negocio): (el mensaje de siempre) Si tienes dudas, responde a este mensaje.».
• Avisos a tu equipo: el pedido para repartir al repartidor, el viaje ofrecido, asignado, cambiado o cancelado al conductor, y la cita nueva o movida al empleado: «Aviso de trabajo de (tu negocio): (el mensaje de siempre) Revisa los detalles en la app AtiendeFácil.».
• Código de la tarjeta de sellos que pide el cliente desde tu web: es una plantilla de verificación con el texto fijo de Meta («(código) es tu código de verificación. Por tu seguridad, no lo compartas.»), el aviso de que caduca en 10 minutos y un botón Copiar código.
• Avisos a distribuidores (créditos, renovaciones, cobranza): «Aviso de AtiendeFácil para tu cuenta de distribuidor: (el mensaje) Revisa los detalles en tu panel de distribuidor.». No se cobran.
• Cualquier otro aviso al cliente: «Tienes una novedad de (tu negocio): (el mensaje de siempre) Si tienes dudas, responde a este mensaje.».

En todas, dentro de las 24 horas el mensaje sale tal cual; fuera, va en una sola línea (los saltos de línea se cambian por « · »). Si Meta todavía no aprobó la plantilla propia de un aviso, sale por la genérica: la del cliente («Tienes una novedad de…») para clientes y equipo, y la de avisos al negocio para distribuidores. El código de la tarjeta de sellos no tiene genérica: hasta que Meta apruebe su plantilla, solo le llega al cliente que le escribió al negocio en las últimas 24 horas (la web le pide que mande un «hola» primero).

Siguen sin salir por Meta:

• los estados de WhatsApp, los mensajes programados y los grupos;
• lo que escribes tú a mano desde Chats, que sigue limitado a la ventana de 24 horas (diálogo Pasaron más de 24 horas).

El canal QR no cambia: no usa plantillas y todo sale como siempre.

Si se desconecta

Desvincular el número

Desvincular apaga el bot para todos tus clientes hasta que vuelvas a vincular el número. La app pide confirmación: «El bot deja de responder a tus clientes hasta que vuelvas a vincular el número». No se borra ningún chat, pedido ni cliente, y desvincular a mano no cuenta como señal de riesgo para el número.

Si lo que quieres es que el bot deje de contestar un rato sin desconectar WhatsApp, no desvincules: pausa el bot (ver Pausar el bot).

Solo el dueño y los administradores pueden vincular o desvincular. Un agente ve el estado pero no los botones: «Tu usuario puede ver el estado, pero no vincular ni desconectar el número».

Archivos de los chats: se borran a los 2 días

Las fotos, audios, videos y documentos que llegan o salen por los chats se borran automáticamente a los 2 días. Los mensajes de texto, los clientes, los pedidos y los pagos se conservan. Es una regla de la plataforma, recogida en los Términos y Condiciones, y no se puede desactivar; en el chat, un adjunto vencido se muestra como no disponible.

Preguntas frecuentes