Citas y calendario
Servicios, horarios, cómo agenda la IA, qué puedes hacer desde el calendario y los recordatorios automáticos.
Revisado el 28 de octubre de 2026
Cómo funcionan las citas
En modo Citas, la IA agenda servicios consultando tu agenda real: solo ofrece horas que de verdad tienes libres, dentro de tu horario y del de la persona que atiende. El cliente elige, la IA crea la cita y tú la ves al instante en la agenda.
Panel web
App
Lo que necesita la IA para agendar bien: servicios en el catálogo (con su duración), el horario de atención y, si tienes equipo, quién atiende qué y en qué horario.
Tus clientes también pueden reservar solos desde tu página web, con las mismas horas libres que ofrece la IA. Esas citas llegan confirmadas, con la nota «Agendada desde la web.», y al cliente le llega por WhatsApp «📅 ¡Listo! Recibimos tu cita de (servicio) para el (día y hora). ¡Te esperamos!».
Lo que hay que configurar
| Qué | Dónde | Para qué |
|---|---|---|
| Servicios | Ajustes → Catálogo (tipo Servicio) | Nombre, precio y duración (5 a 480 min; vacío = 30). |
| Horario de atención | Ajustes → Negocio | Uno o dos horarios por día, más feriados y días cerrados. De ahí salen las horas libres. |
| Citas que atiendes a la vez | Ajustes → Agente IA (web) / Ajustes → Negocio (app) | De 1 a 100 (por defecto 1). Cuando se llena ese cupo, la IA ofrece otra hora. |
| Personas que atienden | Ajustes → Equipo | Atención al público, comisión y horario propio de cada una. |
| Anticipo | Ajustes → Pagos → Métodos de cobro | Porcentaje para confirmar la cita (0 = sin anticipo). |
| Recordatorios | Ajustes → Notificaciones | Avisos al cliente 24 h y 1 h antes. |
El horario de atención
Cada día tiene un interruptor (apagado = Cerrado) y una hora de apertura y cierre. El botón 24 h marca el día completo (12:00 AM a 11:59 PM) y Aplicar el lunes a todos copia las horas del lunes respetando qué días están abiertos. Un horario inválido no deja guardar.
Con + Agregar otro horario un día lleva dos horarios («8:00 AM a 12:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM»): la agenda no ofrece horas en el rato del medio, y una cita que empieza por la mañana tiene que terminar antes de que cierre ese primer horario. Los feriados nacionales (si activas Cerrar en feriados nacionales) y los Días cerrados no tienen huecos ni dejan agendar, ni por WhatsApp ni desde el panel o la app («El negocio está cerrado ese día por feriado (…)»), y valen también para el horario propio de cada persona. Ver Ajustes.
Personas que atienden
En Ajustes → Equipo, cada miembro puede tener Atención al público encendido, un WhatsApp, una Comisión (%) y un Horario propio: «La agenda solo le ofrecerá horas dentro de este horario». Desde su WhatsApp puede escribir «mi agenda» para ver sus citas.
Estados de una cita
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Solicitada | Pedida por WhatsApp y todavía sin confirmar (por ejemplo, esperando el anticipo). |
| Confirmada | Apartada en la agenda. Solo las confirmadas ocupan hueco. |
| Completada | Ya se atendió. Cuenta para las comisiones y, con la tarjeta de sellos activada, le da un sello al cliente. |
| Cancelada | Anulada. |
| No asistió | El cliente no llegó. |
Una cita creada por el negocio desde la agenda nace Confirmada. Una pedida por WhatsApp queda Solicitada hasta que se pague el anticipo (si lo pides) y pasa a Confirmada al aprobarse ese pago.
Confirmar, cancelar o reprogramar a mano
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Al tocar una cita se despliega su historia y, encima, los botones que le tocan según su estado. Son los mismos en la web y en la app:
| Estado | Botones |
|---|---|
| Solicitada | Confirmar cita, Cancelar cita y Editar o reprogramar. |
| Confirmada | Completada, No asistió, Cancelar cita y Editar o reprogramar. |
| Completada, Cancelada o No asistió | Ninguno. |
- Confirmar cita le aparta el hueco y le escribe al cliente que su cita quedó confirmada. Si a esa hora ya no queda sitio, no deja: «X ya tiene una cita a esa hora» o «Ya no queda cupo a esa hora».
- Cancelar cita pregunta antes y le avisa al cliente por el chat.
- Editar o reprogramar cambia el servicio, la duración, la fecha y hora, quién atiende y la nota (en la app, por pasos). Si cambia la hora, se le avisa al cliente y los recordatorios salen otra vez con la hora nueva.
Con anticipo no hace falta confirmar: la cita se confirma sola al aprobarse el pago. El cliente también puede cancelar o mover su cita por el chat: la IA lo hace por él.
Reglas de cada servicio
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Cada servicio del catálogo puede tener sus reglas. Todas son opcionales y, como en los productos, las que no pongas las toma de su categoría. La IA las cumple al ofrecer horas y al agendar; la cita a mano y la web del negocio, también.
| Regla | Qué hace |
|---|---|
| Opciones para elegir | Grupos como «Largo del cabello: Corto, Largo». Cada opción suma su precio y sus minutos a la cita (Largo +$5 y +15 min). Si el grupo es obligatorio, la IA pregunta antes de agendar. |
| Horario en que se agenda | Solo esos días y horas («Uñas solo sábados de 9:00 AM a 1:00 PM»). Fuera de esa franja no se ofrecen horas para ese servicio. El servicio se sigue mostrando todos los días. |
| Dónde se hace | En el local y a domicilio, Solo en el local o Solo a domicilio. Aparece cuando activas «Atiendo a domicilio». |
| Recargo a domicilio | Lo que suma ese servicio cuando se hace en casa del cliente, además del traslado. |
| Anticipo propio (%) | Su anticipo, distinto del general. Vacío = el general; 0 = no pide anticipo. Si una cita junta varios servicios, vale el mayor. |
| Quién lo hace | Solo esas personas del equipo. La IA solo ofrece sus horas. Sin marcar a nadie, lo hace cualquiera. |
Citas a domicilio
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Enciende Atiendo a domicilio si vas a casa del cliente. Pide dos datos opcionales: Traslado por cita (vacío = sin costo) y Hasta cuántos km vas (en línea recta desde tu negocio; vacío = sin tope). Luego, en cada servicio, elige Dónde se hace.
- Si el servicio se hace en los dos sitios, la IA le pregunta al cliente. Si es solo a domicilio, lo agenda a domicilio.
- A domicilio, la IA pide la dirección (o la ubicación). Si el cliente mandó su ubicación y queda más lejos de los km que pusiste, le dice hasta dónde llegas.
- El total de la cita lleva el traslado y el recargo del servicio, y el cliente lo ve en el acuse («incluye traslado»). La comisión del empleado se calcula sin el traslado.
- En la agenda, la cita dice «🏠 A domicilio» con la dirección, y lo mismo el aviso que te llega por WhatsApp y el del empleado.
Los productos que vendes en modo Citas no usan esto: se entregan con Ajustes → Delivery.
El anticipo
En Ajustes → Pagos, el campo Anticipo para confirmar citas (%) va de 0 a 100. Con anticipo, la IA le pide al cliente ese porcentaje del precio del servicio y, cuando llega el comprobante y se valida, la cita se confirma sola y queda apartada. Sin anticipo (0), la cita queda solicitada. Un servicio puede tener su propio anticipo (ver Reglas de cada servicio).
El anticipo puede llegar en varios pagos: la cita se confirma cuando los pagos aprobados lo cubren. Mientras tanto, el cliente recibe «¡Recibimos tu abono! ✅ Para confirmar tu cita faltan X. Envíame el comprobante del resto cuando puedas. 🙏».
Si rechazas el pago de un anticipo en Pagos, la cita vuelve a quedar solicitada. Ver Validación de pagos.
La agenda en el panel web
«Tu agenda hora por hora: lo agendado y los ratos libres que puedes vender». Arriba:
- Rango Desde / Hasta con atajos Hoy, 7 días y 30 días.
- Buscador Buscar por servicio, cliente o quien atiende….
- Filtro de persona (Todo el equipo, Sin asignar o cada miembro), solo si tienes equipo, y filtro de estado.
La lista va agrupada por día. Los huecos aparecen como «Libre (1 h 30 min) — pulsa para agendar»: al pulsarlos se abre una cita nueva con esa hora ya puesta. Al tocar una cita se despliega su historial (recordatorios enviados, quién la movió…). Al pie, «N citas en el rango».
Comisiones
Si alguien del equipo tiene comisión, aparece la tarjeta Comisiones con las citas completadas de cada uno en el período y el Total a pagar. En la app está en el botón Comisiones de la Agenda, con el mismo período (Desde / Hasta).
Agendar una cita a mano
Pulsa «Nueva cita» (o un hueco libre)
Rellena los datos
- Servicio
- Escríbelo o tócalo en la lista de tus servicios. Si tiene opciones, salen debajo para marcarlas: suman precio y minutos.
- Dónde
- Solo si atiendes a domicilio: En el local o A domicilio, con la dirección (vacía = la que tenga guardada el cliente). A domicilio se suma el traslado. En la app es un paso aparte.
- Fecha y hora
- No puede ser en el pasado.
- Duración (min)
- 5 a 480; vacío = la del servicio o 30.
- Atiende
- Quién la atiende (opcional).
- Cliente
- Buscar cliente: por nombre, teléfono o cédula entre los que ya tienes. Cliente nuevo: WhatsApp (obligatorio), nombre, cédula/RIF y dirección (opcionales). Si ese teléfono ya es cliente, se usa el que está y se le completan los datos.
- Nota (opcional)
- Lo que necesites recordar.
- Cobro
- Por cobrar (lo de siempre) o Ya pagó: se registra el cobro de una vez por el precio del servicio, con el método (efectivo, pago móvil o transferencia) y la referencia.
Guarda
La cita nace confirmada y, si la atiende alguien del equipo, se le avisa. Al cliente le llega por WhatsApp «📅 Tu cita de (servicio) quedó agendada para el (día y hora). ¡Te esperamos!», y el mensaje queda en su chat. Con la API oficial de Meta, si no te escribió en las últimas 24 horas, sale con la plantilla de novedades de la cita (ver Plantillas de Meta); si no puede salir, queda en el chat marcado como no enviado.
Por qué puede no dejarte
- «Esa fecha y hora ya pasaron.»
- «El negocio está cerrado a esa hora.»
- «X no atiende a esa hora.» (fuera de su horario propio)
- «X ya tiene una cita a esa hora.»
- «Ya no queda cupo a esa hora.» (se llenaron las citas a la vez)
- «Para (servicio) falta elegir…» (una opción obligatoria sin marcar)
- «(Servicio) se hace solo en el local, no a domicilio.» (o al revés)
- «Indica la dirección de la cita a domicilio.»
La agenda en la app
La app muestra la agenda por día, con Día anterior / Día siguiente y el contador «N citas». Un día vacío dice «Día libre». El botón Nueva cita va por pasos, uno por pantalla: Cliente (buscarlo o Cliente nuevo, igual que en la web), Servicio (y cuánto dura), Fecha y hora (con quién atiende) y Cobro (con Nota (opcional)), y se confirma con Agendar. En citas no hay «A crédito»: todavía no cuentan como deuda del cliente.
Para ver varios días de una vez, toca Varios días y elige Desde y Hasta (como mucho 31 días): la lista sale con un encabezado por día. Tocar un día de la semana, las flechas o Hoy vuelve a la vista de un día.
Diferencias: la web tiene huecos libres pulsables y filtros por estado y por persona; la app abre en el día de hoy, pensada para el mostrador. Las comisiones están en las dos.
Google Calendar
Cada persona del negocio puede conectar su propio Google Calendar: sus citas aparecen solas en su calendario, y si bloquea una hora allí (el médico, un día libre), el bot deja de ofrecérsela a los clientes. La conexión es de la persona, no del negocio: cada quien la hace desde su sesión, también quien solo atiende citas.
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Soporte o un distribuidor que entra al panel de tu negocio no puede conectar un calendario: cada quien conecta el suyo con su propia sesión.
Pulsa «Conectar Google Calendar»
Se abre Google para que elijas tu cuenta.
Deja marcadas las casillas del calendario
Google muestra los permisos con casillas. Si desmarcas las del calendario, no se conecta: vuelves a la agenda con «No se conectó: no se dieron los permisos en Google. Hay que marcar las dos casillas del calendario.»
Listo
Vuelves a la agenda con «Google Calendar conectado». Tus citas de ayer en adelante se copian a tu calendario en un minuto o menos.
Qué citas llegan a tu calendario
- Las que atiendes tú.
- Si eres dueño o administrador, además las que nadie tiene asignadas (en un negocio sin equipo, eso son todas).
- Con Recibir todas las citas del negocio encendido (solo dueño y administradores), las de todo el equipo.
Cada cambio (nueva, reprogramada, reasignada) llega en alrededor de un minuto o menos. Una cita cancelada se quita del calendario; si se reasigna a otra persona, pasa a su calendario. El título dice el servicio y el cliente, y el estado cuando hace falta:
| En Google se ve | Estado en AtiendeFácil |
|---|---|
| Por confirmar · Corte · María | Solicitada |
| Corte · María | Confirmada |
| ✓ Corte · María | Completada |
| No asistió · Corte · María | No asistió |
La descripción lleva el cliente, su teléfono, el servicio, quién atiende, el estado y la nota. Los eventos se crean como libres: no ocupan tiempo en tu calendario.
Tus horas ocupadas en Google
Con No ofrecer mis horas ocupadas (encendido por defecto), lo que tengas marcado como ocupado en tu Google Calendar cuenta como una cita tuya: el bot no lo ofrece por el chat y tampoco confirma una cita encima. Si tienes equipo, solo se bloquea tu agenda; los demás siguen ofreciendo esa hora. En un negocio sin equipo cuenta el calendario del dueño y de los administradores, y lo ocupado bloquea esa hora para todo el negocio.
Los eventos marcados como «libre» en Google no bloquean nada (por eso las citas que AtiendeFácil copia a tu calendario no te bloquean a ti mismo). Si Google no responde a tiempo, no se bloquea nada: el bot sigue ofreciendo según la agenda de AtiendeFácil.
Probar, desconectar y volver a conectar
- Probar conexión
- Hace una consulta real a Google y te dice si funciona. Si funciona, además vuelve a copiar las citas que vienen.
- Desconectar
- Quita de tu calendario las citas que vienen (las pasadas se quedan) y tus horas ocupadas dejan de bloquear la agenda. Las citas en AtiendeFácil no se tocan.
- Volver a conectar
- Aparece con el aviso «Hay que volver a conectar» cuando Google deja de aceptar el permiso (lo quitaste desde tu cuenta de Google o cambiaste la contraseña). Mientras tanto no llegan citas ni se leen tus horas ocupadas.
La ventana también muestra la cuenta conectada, la fecha de conexión, la última sincronización y, si algo falló, el Último error. Si dice que la conexión todavía no está activada en la plataforma, aún no se puede conectar.
Recordatorios automáticos
Con Recordatorio de cita encendido, el cliente recibe dos WhatsApp:
- 24 horas antes: «⏰ Recordatorio de tu cita», si la cita se reservó con más de 25 horas de antelación (y nunca con menos de 2 horas para la cita).
- 1 hora antes: «⏰ Tu cita es en menos de 1 hora», si se reservó con más de 90 minutos de antelación. Llega entre 55 y 60 minutos antes.
Incluyen servicio, día, hora, con quién es y una invitación a reprogramar. Solo salen para citas confirmadas; si se reprograma, recuerdan la hora nueva. Quedan registrados en el chat, y no salen si el bot está en pausa.
Cada recordatorio enviado descuenta 500 tokens de tu saldo; si te quedas sin saldo no salen, y vuelven a salir al recargar mientras la cita siga en su margen. Ver Saldo y facturación.
Clientes que agendan por Instagram
Instagram solo deja escribirle a alguien durante 24 horas desde su último mensaje, así que el recordatorio casi siempre cae fuera de ese plazo. Por eso, para agendar por Instagram, el número de WhatsApp del cliente es obligatorio: el asistente se lo pide y, si no lo da, no agenda la cita. Se le pide una sola vez; queda guardado para las siguientes. Con el recordatorio:
- Dentro de las 24 horas: sale por Instagram, como siempre.
- Pasadas y con su WhatsApp: sale por WhatsApp a ese número. En el chat de Instagram queda con la marca «enviado por WhatsApp». Si contesta por WhatsApp, el asistente ya sabe de qué cita le habla y puede cancelarla o moverla.
- Pasadas y sin su WhatsApp (citas agendadas antes del 14 de octubre de 2026, o que agendaste tú desde el panel): no sale. Queda en su chat como no enviado y te llega un aviso a tu WhatsApp de avisos para que le escribas tú.
El número que dio se ve en su ficha, en Clientes, como «Su WhatsApp».
Productos en negocios de citas
En modo Citas la IA también vende los productos de tu catálogo (por ejemplo, un champú en una barbería). Se entregan como en una tienda: con delivery, retiro o los dos, según lo que tengas en Ajustes → Delivery (en la app, Delivery y retiro). Ver Catálogo y precios.
Preguntas frecuentes
¿Puede el cliente cancelar o cambiar su cita por WhatsApp?
Sí. La IA entiende «ya no puedo ir» o «¿me la pasas para el jueves?» y cancela o busca otra hora. No hace falta ninguna palabra exacta.
¿Por qué la IA dice que no hay horas si tengo la agenda vacía?
Revisa el horario de ese día (¿está apagado?), el horario propio de la persona y que el servicio no dure más que el hueco disponible.
Un cliente avisó que llega tarde. ¿Me entero?
Sí: la IA pasa recados al equipo («llego 15 minutos tarde») y te llega el aviso.
¿Puedo atender varias citas a la misma hora?
Sí, sube Citas que atiendes a la vez. Si tienes equipo, cada persona tiene su propia agenda.