Clientes

De dónde salen los clientes

Cada persona que escribe a tu WhatsApp se convierte en un cliente, identificado por su número. No hay que darlos de alta: la ficha se crea sola con el primer mensaje y se va completando con lo que la IA aprende en la conversación (nombre, cédula, dirección) y con sus pedidos, citas y pagos. También se crea un cliente cuando creas a mano un pedido, una cita o un viaje con Cliente nuevo.

Para dar de alta a alguien que todavía no te ha escrito, Nuevo cliente (en la app, el botón «+» flotante abajo a la derecha): WhatsApp (obligatorio), nombre, cédula/RIF y dirección. Si ese teléfono ya es cliente, se abre su ficha en vez de duplicarlo. Un agente no ve el botón.

Al crear a mano un pedido, una cita o un viaje, el cliente se elige con Buscar cliente (por nombre, teléfono o cédula) o se crea ahí mismo con Cliente nuevo, con los mismos datos.

Los datos que la IA pide los decides en Ajustes → Agente IA → Datos que el bot le pide al cliente (Nombre completo, Cédula o RIF). A quien ya se identificó no se le vuelven a pedir.

Si ya tienes a tus clientes en otro sistema (facturación, punto de venta), puedes conectarlo para que la ficha nazca completa: cuando escribe alguien sin identificar, AtiendeFácil le pregunta a tu sistema por su teléfono y, si lo conoce, guarda su nombre, su cédula y su dirección sin que la IA se los pida. Se activa en Integraciones, con el aviso Consultar un cliente en tu sistema.

La lista en el panel web

«Personas que han escrito a tu negocio por WhatsApp.»

• Buscador Buscar por nombre, teléfono o cédula/RIF…. En el nombre perdona erratas («jose luiz» encuentra a José Luis); el teléfono y la cédula se buscan tal cual.
• Filtro de crédito: Crédito: todos, Los que deben, Con cupo de crédito, Sin crédito.
• Filtro de sellos, si tienes la tarjeta de sellos activada: Sellos: todos o Con premio por canjear.
• Orden: cliente desde (más nuevos o más antiguos), última compra (más reciente o más antigua) o nombre (A–Z).

Columnas: nombre (con las insignias Silenciado y Premio si aplican), cédula/RIF, teléfono, dirección, crédito (fiado) y última compra o cita.

La ficha del cliente

• Insignias: Silenciado, Bloqueado, Debe X.
• Ficha: cédula/RIF, dirección, cliente desde, la última compra (en agenda, «Última cita»; en transporte, «Último viaje») y notas.
• Lo que lleva contigo: número de pedidos, gastado en total, citas y próxima cita.
• Su último pedido.
• Crédito (fiado): debe ahora (en tu moneda y, al lado, en «Bs. … al cambio de hoy»), pedidos a crédito abiertos, tope de pedidos y tope de monto.
• Tarjeta de sellos, si la tienes activada: cuántos sellos lleva, canjear el premio, sumar o quitar sellos a mano y la historia. Ver Tarjeta de sellos.
• El bot con este cliente: si responde o está silenciado.

Editar un cliente

Crédito (fiado)

Si le das a un cliente un cupo (pedidos sin pagar y/o monto adeudado), la IA le ofrece «¿de contado o a crédito?» al cerrar un pedido. Mientras esté dentro del cupo, sus pedidos siguen sin esperar el pago y quedan marcados como A crédito. Pasado cualquiera de los dos topes, el bot cobra normal.

En transporte el mismo cupo vale para los viajes: van a su cuenta sin preguntarle (ver Viajes a crédito). Pedidos y viajes suman en la misma deuda y en el mismo tope. En la ficha verás Viajes a crédito sin cobrar (en la app, Viajes sin cobrar) cuando los haya.

Los abonos se registran con Registrar cobro en el pedido, o llegan por el chat: un pago sin pedido pendiente se abona a la deuda más antigua, y lo que sobre de un pago aprobado se aplica a sus otros pedidos que deben, del más viejo al más nuevo. Con Cobrar también otros pedidos de este cliente saldas varios pedidos suyos en un solo cobro. Un pago rechazado nunca cancela un pedido a crédito. Los filtros Los que deben (Clientes) y Por cobrar (Pedidos) te dan la cartera. Ver Pedidos a crédito.

Si vendes en dólares o euros, el fiado se paga a la tasa del día del pago, no a la del día en que se llevó el pedido: cada abono en bolívares vale lo que valía el día que entró. Por eso Debe ahora va en tu moneda y, al lado, en bolívares «al cambio de hoy» (en el panel y en la app), una cifra que cambia cada día con la tasa. El bot hace lo mismo cuando le anota un pedido o un viaje a su cuenta: «Tu saldo pendiente con nosotros queda en $20,00 (Bs. 17.620,00 al cambio de hoy)».

Recordatorio de pago automático

Con Cobro a quien te debe encendido, a cada cliente con pedidos o viajes a crédito sin pagar le llega un WhatsApp con lo que debe: «🧾 Recordatorio de saldo pendiente», el monto (si vendes en dólares o euros, también en bolívares a la tasa de ese día: «$20,00 (Bs. 17.620,00 al cambio de hoy)»), cuántos pedidos o viajes son, y que te mande la referencia cuando abone. Eliges la frecuencia: Cada 3 días, Cada 7 días (la que queda al encenderlo), Cada 15 días o Cada 30 días. Debajo ves un ejemplo de cómo le llega. Viene apagado.

• Se deja de mandar solo, en cuanto el cliente se pone al día. No hay que apagar nada.
• Nunca por una deuda más nueva que la frecuencia: con Cada 7 días, a quien se llevó el pedido fiado ayer no le llega nada hasta dentro de una semana.
• Solo sale de 9:00 am a 6:00 pm, hora del negocio.
• El monto es el mismo Debe ahora de su ficha. El mensaje queda en su chat, así que ves a qué responde si contesta.
• No se le manda al cliente con el bot silenciado, ni mientras el bot está pausado por seguridad.
• Si tienes los emojis desactivados en el asistente, el recordatorio sale sin ellos.
• Cada recordatorio enviado descuenta 500 tokens de tu saldo. Sin saldo no salen; al recargar, el siguiente repaso los manda.

Silenciar o bloquear

Silenciar sirve para clientes que prefieres atender tú siempre (un proveedor, un cliente VIP). Bloquear, para spam o acoso. Los bloqueos se aplican en menos de un minuto. Ver Perfil de WhatsApp y bloqueados.

Clientes en la app

La lista tiene los filtros Todos, Deben, Con cupo y Sin crédito (y Con premio, con la tarjeta de sellos activada), y el orden Últimos activos, Más nuevos o Por nombre. En la ficha tienes Llamar, WhatsApp, Editar la ficha, la Tarjeta de sellos con las mismas acciones que en la web, el interruptor Silenciar el bot, Bloquear este número, Ver sus N pedidos (o sus viajes, en transporte) y Eliminar cliente.

Diferencia con la web: en la app se bloquea desde la ficha; en la web, desde el chat o desde Ajustes → Bloqueados. El desbloqueo, en los dos, está en Ajustes.

Eliminar un cliente

Si esa persona vuelve a escribir, se crea una ficha nueva, vacía.

Preguntas frecuentes